即使你不是一個職業作家，你的職業中很有可能會涉及到寫作——甚至可能每天都要寫作!
在工作郵件、公司備忘錄和專業信件之間，有很多場合你需要使用你的寫作技巧，即使你不認為自己是一個“作家”。
花點時間了解不同類型的商務寫作及其特點，可以幫助你在專業溝通中變得更有效，無論你在哪個領域，這都是一個巨大的好處。
什麼是商務寫作?
商務寫作是一種旨在引起商務回應的專業交流。這意味著它可以包括從公司備忘錄到銷售電子郵件，甚至是與新客戶建立關係的友好信息。
雖然這些不同形式的商務寫作各不相同，但所有有效的商務寫作都有一些共同的品質。不像大多數形式的創造性寫作，甚至是學術寫作，你的商務寫作應該直接，簡單，清楚，以獲得最好的結果。
商務寫作的類型
下麵是四種最常見的商務寫作類型，以及一些你可能會遇到的例子。
1.教學
指導性商務寫作為讀者提供完成任務所需的信息和指導。
這些文檔通常是技術性的，並將過程分解為適用的步驟。指導性文檔的作者應該了解目標讀者對該主題的現有知識。
例如，如果他們的目標讀者是初學者，那麼他們應該用一種即使是初學者也容易理解的方式來寫作。
例子
- 用戶手冊:當你購買某些產品時，比如咖啡壺或iPad，你很可能會收到一份用戶手冊，上麵詳細說明了產品的所有功能，並提供了具體的使用說明。
- 備忘錄：備忘錄在工作場所最常見，尤其是在公司辦公室。它們通常用於指導員工如何遵守新的政策或實踐。
2.信息
商務信息寫作的目的是提供一份可供未來讀者使用的記錄或參考。
信息文檔對於跟蹤進度、預測企業未來的工作以及履行法律義務都是很有幫助的資源。
例子
- 報告在企業中，報告是用來記錄進度、事件和其他交流的。一個常見的例子是財務報告，它概述了企業或組織的財務狀態。
- 分鍾：會議紀要用於記錄和總結會議中發生的事情，包括誰出席了會議，討論了什麼問題，做出了什麼決定。
3.有說服力的
有說服力的商務寫作通常與銷售和銷售有關文案．使用這種寫作方式的文檔可能側重於特定的項目或服務，也可能旨在進一步發展客戶關係。
這篇文章的目標是以一種影響讀者決定的方式傳達信息，並使他們相信他們的解決方案提供了最佳價值。
例子
- 新聞稿的目標新聞稿就是說服記者和媒體成員，你的品牌或事件值得在他們自己的渠道上報道。
- 銷售的郵件銷售電子郵件被廣泛地發送來推銷產品或服務。
4.事務
事務性商務寫作包括大多數類型的日常通信，例如電子郵件而且商務信函．
這些事務的範圍和具體用途可能有很大差異，但它們通常有助於推進日常操作。
例子
- 電子郵件:幾乎任何在專業背景下發送的電子郵件——無論是在你的組織內部發送還是發送給潛在客戶——都被視為事務性商務寫作。
- 錄用或解雇信:正式地寫一封信接受一份工作，以及傳達一個人的終止雇傭關係，都是事務性寫作的例子。
商務寫作的基礎是什麼?
商務寫作與創意寫作和其他提供更多自由和靈活性的風格有很大不同。除了保持專業語氣在你的寫作中，還有其他幾個你需要關注的品質。
考慮你的聽眾。
為了讓你的商務寫作有效，你需要了解你的讀者是誰，他們想要什麼。無論你是在銷售郵件中推銷還是給老板寫信，都是如此。
了解你的目標，以及你的讀者的目標，將幫助你選擇合適的商務寫作類型和最好的方式來表達你的信息。
要清晰簡潔。
商務寫作不是詩意的地方。盡管你的創造性寫作技巧可能很好，但在商務語境中它們不會給你的讀者帶來太多好處。
盡可能的清晰簡潔。不要過度使用行話或高技術術語，特別是當你的聽眾可能不熟悉這些術語時。
組織你的想法。
在商務信函、電子郵件和其他形式的專業交流中，你應該以一種易於讀者瀏覽和快速理解信息要點的方式組織你的觀點。
這意味著要寫簡短的段落，段落之間要有足夠的空格，如果合適的話，甚至可以使用項目符號。
檢查錯誤。
盡管這樣做總是好的校對你的作品在商務寫作中，你絕對不想留下令人尷尬的錯誤。
徹底梳理你的文章，檢查是否清晰，尋找錯別字。或者，更好的是，找一個校對軟件工具，例如語法再幫你確認一下。
培養你的商務寫作技巧
熟悉不同類型的商務寫作及其特點可以幫助你在職業生活的各個方麵為成功的溝通做好準備。
為了讓你的商務寫作技巧更上一層樓，可以考慮參加一個商務寫作課程在線，這樣你就可以繼續成長。
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作為TCK出版社的博客作者，bwin888.comKaelyn喜歡為作者、讀者和創造性思維製作有趣和有用的內容。她擁有國際事務學位，輔修意大利研究，但她真正的熱情一直是寫作。遠程工作讓她可以做更多她喜歡做的事情，比如旅行、做飯、與家人共度時光。
